FallWork – o rynku pracy wiemy wszystko!

ROZMAWIA: Monika Kanigowska

ZDJĘCIA: Piotr Pasieczny Fotobueno

[Współpraca reklamowa]

Zna się Pan na ludziach?

Kamil Magryta: Z punktu widzenia branży rekrutacyjnej to myślę, że tak – choć oczywiście nie wszystko zależy tylko od intuicji. Potrzebna jest też konkretna wiedza, kompetencje w zakresie oceny kwalifikacji, doświadczenia, dopasowania do firmy. Kiedy rozmawiam z kandydatami, patrzę nie tylko na to, co mają w CV, ale czy pasują do naszej organizacji – do jej wewnętrznej kultury. Nie chodzi o to, by zatrudniać kogokolwiek, ale kogoś, kto będzie dobrze funkcjonował w naszym zespole. Umiem słuchać, zadawać odpowiednie pytania, analizować nie tylko odpowiedzi, ale też mowę ciała – i wyciągać z tego wnioski. Wydaje mi się, że w tym zakresie naprawdę się na ludziach znam. Już podczas pierwszego spotkania potrafię ocenić, czy ktoś do nas pasuje – zarówno zawodowo, jak i... czasem po prostu prywatnie. Czy ta relacja ma szansę się rozwinąć, czy raczej nie. I powiem szczerze – intuicja jeszcze mnie nie zawiodła.

Prowadzi Pan agencję pracy już ponad 15 lat, prawda?

Tak, dokładnie – w tym roku obchodzimy 15-lecie działalności. Choć jeśli liczyć od zupełnych początków, to nawet 16, bo firma zaczęła działać już w 2009 roku, ale oficjalna rejestracja była w 2010. Od początku działaliśmy w Poznaniu, tu wszystko się zaczęło. Teraz mamy cztery oddziały: w Poznaniu, Warszawie, Wrocławiu i Gdańsku. Obsługujemy klientów w całej Polsce, a od 2010 roku posiadamy Certyfikat Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia, co upoważnia nas do prowadzenia agencji pracy tymczasowej.

Biorąc pod uwagę zachodzące zmiany demograficzne, technologiczne i społeczne, które wpływają na rynek pracy, 15 lat nieprzerwanej działalności jest sporym wyzwaniem.

Tak, 15 lat w tej branży to spore osiągnięcie, zwłaszcza że jesteśmy firmą z polskim kapitałem na rynku, na którym wiele firm to jednak międzynarodowe korporacje. Myślę, że nasza obecność i rozwój przez te wszystkie lata to dowód, że potrafimy działać skutecznie i elastycznie, mimo zmieniającego się rynku pracy.

Jakie były początki FallWork?

Zaczynałem z trzyosobowym zespołem w małym biurze w Poznaniu. Obecnie tylko w samej administracji poznańskiej mamy kilkanaście osób. Do tego dochodzą rekruterzy, specjaliści terenowi i cała struktura w innych miastach – około 100 osób. I oczywiście pracownicy tymczasowi, których zatrudniamy dla naszych klientów – to obecnie ponad 8 tys. osób.

To naprawdę duża skala.

Tak, to dużo. Myślę, że jesteśmy jedną z większych agencji w Poznaniu – na pewno rozpoznawalną. Działamy pod swoją marką nieprzerwanie od 15 lat, a w tym czasie wiele agencji pojawiało się i znikało, często niestety psując rynek – przez brak profesjonalizmu, niewywiązywanie się z obowiązków wobec pracowników czy fiskusa. My jesteśmy stabilni, polscy, i myślę, że to nas broni. W Wielkopolsce na pewno jesteśmy w czołówce.

Czyli rozwój był ogromny – z małej firmy do dużej organizacji z oddziałami.

Dokładnie. Przez 15 lat firma urosła z małej działalności do dużej organizacji z czterema oddziałami, setkami pracowników wewnętrznych i tysiącami tymczasowych. Ale jednocześnie staramy się zachować tę pierwotną energię – elastyczność, szybkie decyzje, indywidualne podejście do klientów i kandydatów.

Specjalizujecie się Państwo w poszukiwaniu pracowników do tzw. pracy tymczasowej. Czy oprócz tego prowadzicie też inne rekrutacje?

Działamy szerzej. Mamy oczywiście dział pracy tymczasowej, ale prowadzimy również rekrutacje bezpośrednie – zarówno na stanowiska specjalistyczne, jak i wyższego szczebla. W takich przypadkach nasi rekruterzy nie zatrudniają kandydatów u nas, tylko szukają odpowiednich osób bezpośrednio do firmy klienta. To tzw. rekrutacje stałe, gdzie naszą rolą jest znalezienie najlepszego kandydata, który podpisze umowę już bezpośrednio z daną firmą.

Czy na rynku pracy tymczasowej pojawiają się agencje, które działają nieuczciwie i psują wizerunek całej branży?

Niestety tak – i to bywa problematyczne. Niektóre z tych agencji zaniżają stawki, nie odprowadzają podatków czy składek, a potem po prostu znikają. To z kolei psuje zaufanie klientów do całej branży. Klient się sparzy raz i potem trudno go przekonać, żeby znów zaufał agencji – nawet profesjonalnej. My działamy legalnie, płacimy wszystko jak trzeba i nigdy nie schodziliśmy poniżej pewnego poziomu etycznego i finansowego. Dlatego też należymy do stowarzyszeń branżowych, gdzie wspólnie z innymi poważnymi agencjami rozmawiamy o rynku, przepisach i walczymy o jego uporządkowanie.

W jaki sposób osoby poszukujące pracy mogą trafić do Waszej agencji i jak przebiega proces rekrutacji?

Osoba poszukująca zatrudnienia może trafić do nas w różny sposób – zarówno poprzez kontakt telefoniczny, mailowy (na adres wskazany przez rekrutera), jak i osobiście, odwiedzając nasze biuro w Poznaniu czy w Warszawie. W zależności od profilu kandydata i rodzaju poszukiwanej pracy zostaje on skierowany do odpowiedniego działu: stałego zatrudnienia lub pracy tymczasowej.

W przypadku prostych prac fizycznych, takich jak prace magazynowe, produkcyjne czy pomocnicze, oferujemy zatrudnienie w ramach pracy tymczasowej. Takie oferty często dostępne są „od ręki”. Z kolei bardziej specjalistyczne projekty trafiają do działu rekrutacji i selekcji, gdzie wymagany jest aktywny udział pracodawcy – musi on wyrazić zainteresowanie daną kandydaturą i zaprosić wybraną osobę na spotkanie rekrutacyjne.

Co ciekawe, nasza agencja wyróżnia się na rynku tym, że wypłaca wynagrodzenia tygodniowo, co jest rzadkością w Polsce. Zauważyliśmy, że taka forma rozliczania pracy znacząco ogranicza rotację pracowników – nawet o 70% w porównaniu z agencjami, które wypłacają pensje raz w miesiącu. Dzięki tygodniówkom pracownicy są bardziej zmotywowani i chętniej podejmują współpracę, zwłaszcza w sektorze prostych prac fizycznych, gdzie oczekiwanie miesiąc czy półtora na wynagrodzenie bywa trudne.

Zatrudniacie też obcokrajowców?

Tak, mamy sporo pracowników z Ukrainy, ale nie tylko. Duży procent z nich to kobiety. Zajmujemy się też całością spraw formalnych związanych z pozwoleniem na pracę.

A jak wygląda proces współpracy z pracodawcami, którzy zgłaszają zapotrzebowanie na pracowników?

Jeśli chodzi o pracodawców, to gdy klient zgłasza zapotrzebowanie na pracowników – na przykład do pracy w magazynie czy na produkcji – następuje spotkanie z naszym menedżerem ds. sprzedaży. Wspólnie analizujemy potrzeby firmy: jakie stanowiska są do obsadzenia, jakie obowiązki będą spoczywać na pracownikach, jakie są wymagania oraz stawki wynagrodzeń.

Czy istnieją jakieś ograniczenia prawne dotyczące rodzaju prac, które agencje pracy tymczasowej mogą zlecać swoim pracownikom?

Zgodnie z obowiązującym prawem agencja pracy tymczasowej nie może delegować pracowników do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych, takich jak praca na wysokości powyżej 3 metrów. W takich przypadkach obowiązują ścisłe regulacje, których bezwzględnie przestrzegamy. Czyli nie rekrutujemy na przykład pracowników budowlanych.

Ale są też inne przepisy dotyczące pracowników tymczasowych?

Tak, pracownik tymczasowy nie może otrzymywać wynagrodzenia niższego niż osoba zatrudniona bezpośrednio u pracodawcy na tym samym stanowisku. Dotyczy to również dodatków motywacyjnych – ich brak lub nierówne traktowanie byłoby niezgodne z prawem.

Opowie Pan więcej o przebiegu współpracy?

Cały proces współpracy z klientem zaczyna się od dokładnej analizy jego potrzeb – rodzaju stanowisk, zakresu obowiązków, oczekiwań wobec kandydatów, a także proponowanych stawek wynagrodzenia. Na tej podstawie przygotowujemy wstępną kalkulację kosztów związanych z obsługą danego projektu. Sprawdzamy, czy za zaproponowaną stawkę realne jest pozyskanie pracowników spełniających wymagania klienta. Następnie podpisywana jest umowa o współpracy, która określa wszystkie warunki świadczenia usług – m.in. stawkę godzinową dla pracownika, naszą prowizję, sposób rozliczania czasu pracy, kwestie związane z urlopami oraz inne elementy formalne.

Po podpisaniu umowy klient składa konkretne zamówienie do działu rekrutacji pracy tymczasowej. Zamówienie określa m.in. liczbę potrzebnych osób, lokalizację pracy, okres zatrudnienia, harmonogram, ewentualne szkolenia (np. BHP) oraz inne istotne szczegóły. W zależności od trudności lokalizacji czy specyfiki pracy, wspólnie ustalamy, na ile dany projekt jest wykonalny w określonym czasie.

W jaki sposób agencja koordynuje rekrutację i współpracuje z działem HR klienta, aby jak najszybciej dostarczyć odpowiednich pracowników?

Przechodząc do realizacji zlecenia – rozpoczynamy rekrutację, a wybranych kandydatów sukcesywnie kierujemy do pracy. Współpracujemy przy tym z osobą wskazaną przez klienta, zazwyczaj z działu HR, w zakresie ustaleń organizacyjnych, wymiany informacji czy koordynacji szkoleń. Naszym celem jest dostarczenie odpowiedniej liczby pracowników i szybka reakcja na ewentualne braki – np. gdy ktoś zrezygnuje z pracy, naszym zadaniem jest zapewnienie zastępstwa, o ile klient tego oczekuje. Warto dodać, że niektórzy klienci zamawiają większą liczbę pracowników trochę „na zapas”, a potem okazuje się, że wystarczają mniejsze zespoły. W takich przypadkach elastycznie dopasowujemy się do aktualnych potrzeb. Obecnie obsługujemy wiele otwartych kontraktów – zarówno z klientami stałymi, jak i sezonowymi.

A jakie potrzeby mają klienci sezonowi, którzy korzystają z usług agencji?

Klienci sezonowi najczęściej potrzebują wsparcia w okresie wiosenno-letnim, np. od lipca do sierpnia, aby pokryć braki kadrowe wynikające z urlopów swoich pracowników. Dla nich tymczasowi pracownicy stanowią idealne uzupełnienie zespołu.

Mają Państwo wielu stałych klientów. Co sprawia, że chcą z Wami pracować?

Mamy grono stałych klientów, z którymi współpracujemy od wielu lat. Cenią sobie oni jakość naszej obsługi i stabilność współpracy, nie widząc potrzeby zmiany dostawcy usług. Oczywiście, zdarza się, że w strukturach klientów pojawiają się nowe osoby, np. nowa dyrektorka HR, która chce wprowadzić zmiany – i wtedy też rozpatrywane są alternatywne rozwiązania. Jednak wieloletnie relacje, które zbudowaliśmy, często okazują się na tyle silne, że klienci decydują się pozostać z nami.

Na jakim etapie współpracy z pracownikami tymczasowymi kończy się Wasza rola, jakie obowiązki pozostają po stronie klienta?

Kwestia motywacji czy rozwoju pracowników tymczasowych – to raczej już pozostaje po stronie klienta. Oczywiście my możemy coś doradzić, zasugerować, zwrócić uwagę, że dana osoba dobrze się sprawdza, że może warto byłoby zaproponować jej zatrudnienie bezpośrednie albo wdrożyć jakiś system motywacyjny. Ale nie jesteśmy wewnętrznym działem HR w klasycznym sensie. Naszym zadaniem jest przede wszystkim rekrutacja, przygotowanie pracownika do pracy – czyli badania, szkolenia, ubranie robocze, cała dokumentacja – i oczywiście późniejsza obsługa kadrowa, płacowa, obecnościowa. My dopilnujemy, żeby pracownicy byli na miejscu, na czas, gotowi do pracy, żeby mieli wszystko, co potrzeba i żeby to wszystko było zgodne z przepisami. Agencja jest od rekrutacji, logistyki kadrowej, a nie od budowania wewnętrznej kultury organizacyjnej – chociaż wiemy, że dla wielu firm granica między jednym a drugim się zaciera.

Czy klienci doceniają Waszą rolę w procesie rekrutacji?

Są klienci, którzy widzą w nas partnera – kogoś, kto odciąży ich dział HR, kto nie tylko zatrudni, ale pomoże też „opanować” proces rotacji, komunikację z pracownikami tymczasowymi, szkolenia BHP, organizację grup transportowych czy planowanie zmian. Często przy dużych zakładach, w sezonach, jesteśmy właściwie takim minidziałem personalnym. Ale są też firmy, które traktują nas jak zło konieczne – bo nie mają innego wyjścia i muszą skorzystać z agencji pracy, więc robią to z niechęcią, z nastawieniem, że „i tak się nie uda” albo że „tymczasowi to nie to samo, co nasi”. W takich przypadkach ta współpraca jest trudniejsza.

Tylko że wiele osób nie zdaje sobie sprawy, ile tak naprawdę pracy wymaga ta rekrutacja masowa. Bo to nie jest tylko zadzwonienie do kandydata i wpisanie go do systemu. To jest mnóstwo formalności, logistyki, stresu. Czasem przychodzi dziesięć osób, z czego pięć się nie pojawia pierwszego dnia, a jedna znika z odzieżą roboczą, która kosztowała firmę kilkaset złotych. A my za to wszystko odpowiadamy. Klient tylko widzi, że pracowników brakuje, a my – no właśnie – musimy mieć ich „na zapas”, żeby błyskawicznie uzupełnić te braki. I nie zawsze się da. A jednak się staramy. Dlatego warto, żeby firmy rozumiały, że agencja pracy to nie tylko dostarczyciel ludzi. To partner, który przejmuje naprawdę duży kawał odpowiedzialności.

A jak się to Wam udaje?

Stawiamy na rozwój technologiczny. Mamy swój wewnętrzny system online do zatrudniania pracowników. Często procesy rekrutacyjne prowadzone są zdalnie, a rekruterzy pracują bezpośrednio u klienta – tzw. model in-house. Taki konsultant pracuje w firmie klienta na stałe, np. od 8 do 16, odpowiadając wyłącznie za rekrutację dla tej jednej firmy. Dzięki temu nie potrzeba fizycznych oddziałów w tylu miejscach – wiele działań przeniosło się po prostu do internetu lub do wnętrza firm, z którymi współpracujemy.

Wysyłają Państwo pracowników na zagraniczne kontrakty?

Wysyłaliśmy – do Niemiec i Francji – ale ostatecznie zrezygnowaliśmy z tego kierunku. Niemiecki rynek okazał się bardzo trudny, specyficzny, powiedziałbym wręcz – hermetyczny. Tam, żeby działać legalnie jako agencja pracy tymczasowej, trzeba mieć specjalny certyfikat. Mieliśmy go, ale mimo to cały proces był niezwykle skomplikowany. Niemieckie urzędy traktowały firmy z Polski z dużą rezerwą, a kontrole były na porządku dziennym – dosłownie co miesiąc. Po jakimś czasie doszliśmy do wniosku, że nie warto się w to dalej angażować. Koszty, formalności, ogromne ryzyko i stres nie były współmierne do zysków.

Podsumowując – co Państwa wyróżnia wśród konkurencji?

Przede wszystkim – elastyczność i profesjonalizmem. Dzięki systemowi rekrutacji online, proces zatrudnienia jest szybki i wygodny, umożliwiamy kandydatom łatwy dostęp do ofert pracy. Pracownicy mogą u nas liczyć na regularną wypłatę tygodniówek, co stanowi dodatkową zaletę.