Kadrowo-płacowy detektyw

ROZMAWIA: Monika Kanigowska

ZDJĘCIA: Artur Kosonowski

[Współpraca reklamowa]

Jak zaczęła się Pani przygoda z kadrami?

Lidia Piotrowska: Założyłam firmę w 2012 roku, choć wcześniej pracowałam przez wiele lat na etacie – w biurze firmy produkcyjnej, w kadrach, a później również w kadrach i płacach. Z czasem awansowałam na stanowisko kierownicze. W pewnym momencie, współpracując z zarządem i realizując nie tylko zadania kadrowo-płacowe, zaczęłam coraz lepiej rozumieć, z jakimi wyzwaniami na co dzień mierzą się przedsiębiorcy. Osoba z zewnątrz, która nigdy nie prowadziła firmy, często nie zdaje sobie z tego sprawy. Zrozumiałam wtedy, że chcę pomagać takim ludziom – i tak powstała moja firma.

Na początku działałam w Koszalinie, gdzie zajmowałam się dla klientów księgowością, kadrami i płacami. Zawsze podchodziłam do współpracy bardzo osobiście. Dla mnie każda firma klienta to trochę jak moja własna. Nie traktuję klientów przedmiotowo – jako kogoś, kto przynosi papiery „do zrobienia”. To ludzie, którzy prowadzą biznes i zatrudniają specjalistę po to, by ten ich wspierał, doradzał, przejmował część obowiązków. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na rozwoju swojej firmy. A jeśli rozwija się firma klienta, ja też się rozwijam – to dla mnie naturalna symbioza.

Kiedy trafiła Pani do Poznania?

Do Poznania przeprowadziłam się cztery lata temu. Najpierw zajmowałam się wyłącznie kadrami i płacami, bo tak nazywała się moja działalność. Dopiero później dołączyłam usługi księgowe. Wielu klientów oczekiwało kompleksowej obsługi w jednym miejscu – kadr, płac i księgowości – dlatego naturalnie poszerzyłam ofertę. Początkowo prowadziłam firmę sama. Z czasem dołączyły do mnie moje dzieci. Dziś jest to również ich firma – pracujemy we troje, razem budujemy spółkę.

Jak pracuje się z dziećmi?

Wbrew pozorom bardzo dobrze. Każdy ma swoich dedykowanych przedsiębiorców, ale dbamy o to, żeby wiedza była wspólna. Nie ma sytuacji, w której tylko jedna osoba zna danego klienta. Jeśli ktoś idzie na urlop, drugi bez problemu przejmuje jego obowiązki. U nas nie istnieje opcja „zamknięte, bo wszyscy mają wolne” – poza niedzielami i świętami. Klient musi mieć do nas stały dostęp, a my musimy znać wszystkich obsługiwanych przedsiębiorców na tyle, aby móc im pomóc w każdej chwili.

Jakich klientów obsługujecie?

Jesteśmy firmą rodzinną i stawiamy na jakość, nie ilość. Obsługujemy zarówno małe, jednoosobowe działalności, jak i większe firmy z terenu całej Polski. W największej jest zatrudnionych blisko 90 pracowników. Branże jakimi się zajmujemy to między innymi transport krajowy i zagraniczny, budownictwo, handel, medycyna oraz różnego rodzaju usługi. Działamy zarówno stacjonarnie na terenie Poznania i okolic, jak i zdalnie na terenie całej Polski. Jesteśmy otwarci na współpracę w językach: angielskim, francuskim i hiszpańskim.

Skąd określenie kadrowo-płacowy detektyw?

Chyba stąd, że lubię dociekać, sprawdzać, „łączyć kropki” i budować rozwiązania. Zgłaszają się też do nas klienci, którym trzeba uporządkować bałagan w papierach, wyprowadzić zaległości, bądź przeprowadzić audyt i skorygować błędy. Jest to praca wymagająca uwagi, cierpliwości, wracania niekiedy do starych przepisów, coś jak układanie wieży Jenga tyle że w dokumentach, jednym słowem jest to wyzwanie. A ja wyzwania lubię.

A miękki HR?

Jeśli chodzi o tzw. „miękką” stronę kadr, czyli rekrutacje, rozmowy kwalifikacyjne czy działania HR-owe, tym się nie zajmujemy. Natomiast doradzam klientom w kwestiach związanych z pracownikami. Nie są to porady prawne – prawnikiem nie jestem, choć żartuję czasem, że jestem OMC, czyli „o mało co prawnik”. Kiedy jednak klient ma jakiś kłopot z pracownikiem – nie lubię słowa „problem” – pomagam mu znaleźć najlepsze wyjście z sytuacji. Jeśli szuka sposobów na optymalizację zatrudnienia, również wspólnie analizujemy różne możliwości. Często działam więc jak zewnętrzny dział kadr: nie siedzę w firmie, ale pełnię podobną funkcję.

Zachowanie poufności to tylko jeden z atutów outsourcingu. Jakie inne korzyści dostrzega Pani jako kluczowe dla przedsiębiorców?

Outsourcing usług kadrowo-płacowych to rozwiązanie, które daje firmom znacznie więcej niż tylko większą poufność
danych – choć i ta bywa w wielu organizacjach istotna. Przekazanie obsługi zewnętrznemu partnerowi pozwala przede wszystkim usprawnić procesy, odciążyć wewnętrzne działy i realnie obniżyć koszty operacyjne. W praktyce współpraca wygląda tak, że przejmujemy cały obszar płacowy: przygotowujemy listy płac, generujemy i realizujemy przelewy, prowadzimy dokumentację i dostarczamy gotowe zestawienia kosztów do zaksięgowania. Przedsiębiorca dostaje więc komplet informacji, bez konieczności angażowania czasu i zasobów wewnątrz firmy. To duże ułatwienie – zwłaszcza dla firm, które chcą skupić się na rozwoju, a nie na procesach administracyjnych.

Warto podkreślić, że outsourcing bywa także korzystniejszy finansowo. Zatrudnienie specjalisty HR, stałe szkolenia, zakup i aktualizacja oprogramowania – to wszystko generuje wydatki, które często przewyższają koszty obsługi zewnętrznej, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Tymczasem dzięki outsourcingowi firma płaci wyłącznie za realną usługę i ma pewność, że procesy prowadzone są zgodnie z aktualnymi przepisami.

Pewnym atutem pozostaje również poufność danych płacowych – choć jej znaczenie może w przyszłych latach stopniowo maleć w związku z planowaną unijną dyrektywą dotyczącą jawności wynagrodzeń.

Zajmujecie się też dokumentacją do urzędów?

Tak, oczywiście, zajmujemy się również między innymi PFRON-em, PPK, SOKABAU oraz wszystkimi sprawami związanymi z ZUS-em czy urzędem skarbowym. Prowadzimy pełne pełnomocnictwa. I nie tylko.

Przy pracowniku biurowym rozliczenie wydaje się proste: praca od ósmej do szesnastej, bez nadgodzin. Ale proszę mi wierzyć, nawet tu potrafią pojawić się wyzwania. Na przykład dwie osoby mają to samo wynagrodzenie netto, powiedzmy pięć tysięcy złotych, ale: jedna ma mniej niż 26 lat, druga więcej, jedna dojeżdża, druga nie, jedna ma zastosowane koszty podwyższone, druga standardowe… I teraz: jak wytłumaczyć, że mają inne kwoty brutto? A w firmach produkcyjnych czy transportowych pytania są bardziej skomplikowane. Przedsiębiorcy nie muszą tego analizować – od tego mają nas.

Czy programy i aplikacje pomagają?

Tak, klient ma prawo mieć stały dostęp do swoich danych, do dokumentów, do historii, do wszystkiego, co dotyczy jego firmy. A my mamy obowiązek stworzyć mu takie warunki, żeby mógł z tego korzystać wygodnie i bezpiecznie, niezależnie od tego, czy akurat jesteśmy przy biurku. I powiem szczerze – odkąd wdrożyłam te rozwiązania, to widzę mniej napięcia w codziennej pracy, a klienci naprawdę doceniają tę dostępność. Nawet jeśli z niej nie korzystają na co dzień, to sam fakt, że mogą, wiele dla nich znaczy.