Primesoft Polska – miejsce, gdzie narodził się Yanosik

Adam Tychmanowicz – Prezes Zarządu Yanosik S.A., Prezes Zarządu Primesoft Polska Sp. z o.o.

ROZMAWIA: Monika Kanigowska

ZDJĘCIA: Yanosik

[Współpraca reklamowa]

Czym właściwie jest elektroniczny obieg dokumentów i dlaczego jest tak przydatny dla firmy?

Filip Kolendo: Wyobraźmy sobie wirtualne biurka, na które trafiają cyfrowe dokumenty. Tak w skrócie można to przedstawić, ponieważ zamiast fizycznego przekładania papierów lub przesyłania ich mailami, wszystko dostępne jest w jednym portalu dla uprawnionych pracowników. To rozwiązanie ułatwia pracę w organizacjach, w których nadmiar dokumentacji paraliżuje działania lub gdy ważne informacje docierają z opóźnieniem. W przypadku faktur takie zatory oznaczają często opóźnienia w płatnościach lub po prostu zaginięcia ważnych pism.

Filip Kolendo – Wiceprezes Zarządu Primesoft Polska Sp. z o.o., Wiceprzewodniczący Rady Nadzorczej Yanosik S.A.

Czy Wasi klienci nie obawiają się, że nowoczesna technologia pozbawi ludzi pracy?

W pewnym sensie tak postrzegamy cyfryzację. Nie da się ukryć, że nasz system V-Desk jest rozwiązaniem automatyzującym pracę manualną i zastępującym ręczne przetwarzanie dokumentów. Reorganizujemy proces oparty na drukowaniu i ustnym przekazywaniu informacji, zamieniając go na automatyczną obsługę w systemie. To naturalne, że budzi to obawy o redukcję etatów, ale ostatecznie przewaga korzyści wygrywa z sentymentem. W Polsce z takich systemów korzysta już ponad 60% przedsiębiorstw. Papier jest po prostu nieekologiczny i niefunkcjonalny, a zaoszczędzony czas pracownicy mogą wykorzystać na zadania bardziej kreatywne niż opisywanie faktur.

O jakich konkretnych korzyściach możemy mówić w tym przypadku?

Kluczowa jest oszczędność czasu i kosztów wydruku. Papier utrudnia przepływ informacji, bo dane są zapisane fizycznie w jednym miejscu. System informatyczny drastycznie zwiększa możliwości pozyskiwania i wykorzystywania danych. Dokument cyfrowy może być skatalogowany według wielu kryteriów: typu, daty, kontrahenta czy projektu, co pozwala na jego błyskawiczne odnalezienie. Badania pokazują, że szukanie papierowego dokumentu zajmuje średnio 18–20 minut. I to pod warunkiem, że nikt nie popełnił błędu przy jego odkładaniu. W naszym systemie trwa to kilka sekund. Jeden z dyrektorów za sukces wdrożenia uznał fakt, że dokumenty w jego firmie po prostu przestały ginąć.

Na czym polega technologia OCR i IDP, którą stosujecie w swoich rozwiązaniach? Czy AI znajduje tu zastosowanie?

Mamy własną technologię OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), którą rozwijamy od 20 lat. Jej skuteczność przekracza obecnie 95%. Nowością, nad którą pracujemy, jest IDP (Intelligent Document Processing), czyli inteligentne przetwarzanie dokumentów. Ta technologia wzbogaca standardowy OCR o sztuczną inteligencję i przetwarzanie języka naturalnego. Dzięki temu system nie tylko „widzi” tekst, ale tworzy jego kontekstowe podsumowanie i wskazuje kluczowe dane zgodnie z zadanym promptem.

Od lutego tego roku największe firmy dołączyły do KSeF. Jaki ma to wpływ na Waszych klientów?

Kolosalny. Cyfryzacja administracji państwowej wymusiła na przedsiębiorcach digitalizację wewnątrz organizacji. Oprócz KSeF pojawiły się także e-Doręczenia. Optymalizacja procesów polega na wykorzystaniu tych zdigitalizowanych danych, dzięki czemu niemal całkowicie usuwamy papier z obiegu. Dla naszych dotychczasowych klientów wdrożyliśmy integrację z KSeF i platformą e-Doręczeń, co pozwoliło im zyskać na tej zmianie. Okazało się, że ta narzucona odgórnie cyfryzacja stała się świetną okazją do uporządkowania procesów wewnątrz firm. Nasi klienci przed przystąpieniem do uruchomienia narzędzi przyjrzeli się wewnętrznemu obiegowi faktur, kto za co odpowiada, jakie są przypisane uprawnienia, gdzie dokument przechodzi i przez jakie działy. Należało również pochylić się nad tym, jakie ważne informacje chcemy na fakturze umieszczać. Dopiero po takiej analizie firma jest gotowa na dołączenie do KSeF.

Od czego zależy sukces cyfrowej transformacji?

Naszą misją jest nie tylko dostarczanie narzędzi, ale i wpływanie na świadomość użytkowników. Chcemy wspierać kompetencje człowieka odpowiednimi rozwiązaniami, bo tylko wtedy firmy mogą osiągać lepsze wyniki. Prowadzimy firmy tą drogą od dwóch dekad. To pozwala nam patrzeć na przedsiębiorstwo jako miejsce, gdzie najważniejszy jest człowiek, bo to od jego zaangażowania zależy końcowy sukces transformacji.

Na czym polega współczesny model cyfryzacji firmy w Primesoft?

Wypracowaliśmy trzy modele cyfryzacji. Pierwszy to podejście indywidualne. Polega na głębokiej analizie i dostosowaniu systemu V-Desk do konkretnych potrzeb. Drugi model to tzw. galeria procesów oparta na technologii no-code. Pozwala ona skrócić czas realizacji nawet dziesięciokrotnie, wykorzystując gotowe moduły i najlepsze rynkowe praktyki. Trzecim rozwiązaniem jest model hybrydowy, łączący oba te podejścia. Podejście indywidualne proponujemy dziś głównie firmom o bardzo specyficznych wymaganiach, gdzie dany proces stanowi o ich unikalnej przewadze rynkowej.

Jak Filip Kolendo widzi przyszłość sztucznej inteligencji w zarządzaniu firmą? Czy doczekamy się robotów na kierowniczych stanowiskach?

Na razie trudno to sobie wyobrazić, ale nie da się ukryć, że nie ma obecnie gałęzi technologicznej, która rozwija się szybciej niż AI. Widzimy to także po oczekiwaniach naszych klientów, którzy mocno liczą na wsparcie sztucznej inteligencji w swoich firmach. Obowiązek korzystania z platformy KSeF dodatkowo przyspieszy rozwój AI w zakresie procesów biznesowych. Więcej dokumentów w postaci cyfrowej, to większa baza danych do uczenia maszynowego. Cyfryzacja i AI są jak wskazówki zegara. Tylko działając wspólnie mogą zapewnić wymarzony efekt. Pamiętajmy też, że inteligentne narzędzia były już wcześniej wykorzystywane w procesach biznesowych, ale na pewno jeszcze nigdy na taką skalę, jak będą już niebawem. Dlatego nie mam żadnych wątpliwości, że systemy pozbawione wsparcia AI będą stopniowo znikały z rynku.