Brief w podróżach motywacyjnych – zbędna formalność czy bezcenne wsparcie?

TEKST: Anna Nowotna-Nadziejko

Tak samo jest z planowaniem podróży. Im więcej informacji na starcie projektu, tym lepsze dopasowanie oferty do potrzeb i oczekiwań klienta. W końcu za chwilę wylądujemy w samym środku przygody, w gronie ważnych dla nas osób, z którymi zapewne będziemy chcieli wejść na wyższy poziom relacji lub którym będziemy chcieli podziękować za dobrą współpracę. Powinniśmy więc wiedzieć, czego oczekujemy od wyjazdu incentivetravel i jaki właściwie ma być jego cel.

Jaki komunikat, taki rezultat
I tu z pomocą przychodzi brief, czyli jasno sformułowana informacja, która odpowiada na podstawowe pytania: Gdzie? Z kim? Jak? Po co? Dlaczego? To podstawa wzajemnego zrozumienia i fundament wszelkich potrzeb. To również oszczędność czasu i pracy – dla obydwu stron: my, jako agencja, sprawniej dobieramy wachlarz propozycji, a Wy nie tracicie czasu na czytanie ofert nieadekwatnych do oczekiwań i budżetu.

Pani zrobi tak, żeby było dobrze!
To słowa, które często słyszę z ust moich klientów. Za określeniem „dobrze” stoi jednak wiele interpretacji i wyobrażeń. Zamiast więc korzystać z typowego wachlarza atrakcji, warto zastanowić się, czemu ma służyć podróż, a zatem poznać jej cel. I tu warto odpowiedzieć na kilka prostych pytań, które pomogą go sprecyzować.

Czy Twoja firma chciałaby zacieśnić więzy między pracownikami lub klientami? A może wykorzystać nowe nietypowe okoliczności dla pogłębienia rozmów biznesowych? Czy wyjazd jest nagrodą za wyniki i biorą w niej udział najlepsi z najlepszych, czy też w podróż zapraszani są ludzie z tzw. potencjałem, w których firma chce rozbudzić apetyt na lepsze rezultaty finansowe? Czy podróż jest okazją do celebrowania jakiegoś wydarzenia firmowego, a może celem jest lepsze poznanie siebie nawzajem i wzmocnienie komunikacji w grupie?

Każdy projekt jest inny, ale wszystkie łączy informacja
Dobrze opracowany brief wskazuje, w jakim kierunku ma być rozwijany projekt, jakie działania mają zostać zrealizowane i kto za co odpowiada. Standardowy niezbędnik obejmuje takie elementy, jak: miejsce (kraj, część świata), termin i długość wyjazdu (weekendowy lub w tygodniu), liczba uczestników, możliwe środki transportu i miejsce wylotu, zakwaterowanie (oczekiwany standard, typ pokoi, preferowane cechy obiektu), wyżywienie (All Inclusive czy miejscowa kuchnia w uroczej knajpce), preferowany sposób spędzania czasu (aktywne zwiedzanie i atrakcje „w ruchu” czy plażowanie i spokojny chill out).

Budżet mile widziany!
Można puścić wodze podróżniczej fantazji i zaproponować spektakularny program bez znajomości budżetu. Oferta to jednak nie konkurs kreatywności, tylko realna wizja podróży zbudowana w oparciu o pieniądze i oczekiwania. Dlatego dobrze jest określić choćby widełki budżetowe. To pozwali nam, organizatorom podróży, z góry wykluczyć lub poszerzyć określone elementy programu. Propozycje wyjazdowe będą wówczas bardziej trafne i nie pozostawią rozczarowania.

Informacje o grupie – Święty Graal każdego projektu
Od ponad 15 lat szyjemy sprawną i po wielokroć sprawdzoną przez nas igłą, jednak nici dostarczają nam zleceniodawcy. Im grubsza i barwna, tym bardziej solidny i unikatowy scenariusz. Dlatego tak ważne jest, by ująć w briefie wszystko, co może posłużyć do lepszej organizacji. A zatem jak dobrze znasz uczestników wyprawy? Czy uczestnicy planowanej podróży mają za sobą wspólne doświadczenia wyjazdowe i chętnie spędzają ze sobą czas, czy też jest to grupa nieznajomych, których należałoby zintegrować wokół firmy, marki lub nowej inicjatywy firmowej? Czy w grupie jest przewaga mężczyzn, czy kobiet? Czy to menedżerowie, właściciele czy pracownicy? Małżeństwa czy single?

Życzenia do spełnienia?
Nietypowe doświadczenia? Niebanalne okoliczności? Dodatkowe atrakcje? Warto to sformułować na etapie przygotowania briefu. To mogą być drobne upominki i nagrody lub wielkie wydarzenie, wokół którego buduje się cały program lub komunikację. To również kwestia brandingu (miejsca, ubrań, gadżetów) wymaganego często przez firmy.

Pomocny zawór na start
Ze strony www.skydreams.pl możecie pobrać wzorcowy brief, który zawiera wszystkie niezbędne obszary warte zdefiniowania.