Sprawozdanie finansowe w cyfrowej rzeczywistości

22 listopada 2019

Do końca roku pozostały jeszcze dwa miesiące, ale dla wielu osób przygotowania do niego rozpoczynają się wcześniej. Dla ponad pół miliona księgowych w całej Polsce, ostatnie tygodnie roku to nie tylko beztroska przy świątecznym stole i odpoczynek w gronie rodziny, lecz najbardziej intensywny czas w roku – zamknięcie ksiąg rachunkowych.

 

TEKST: Joanna Małecka

Zdjęcie: Archiwum

 

Zamknięcie ksiąg rachunkowych 2019 r. zasługuje na szczególną uwagę, ponieważ jest to dopiero drugi rok powszechnego obowiązku sporządzania sprawozdawczości finansowej w formie cyfrowej. Zanim jednak podmioty zobligowane do sporządzania e-sprawozdań przystąpią do ich opracowania, muszą zamknąć księgi, co nie jest prostym zadaniem. Warto zatem wcześniej się do tego przygotować. Przedsiębiorcy często nie mają świadomości, z jakim wyprzedzeniem należy rozpocząć te działania.

– Wiele elementów niezbędnych do sprawozdania finansowego należy przygotować znacznie wcześniej – mówi Łukasz Motała, wykładowca Oddziału Wielkopolskiego w Poznaniu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Stowarzyszenie od prawie 90 lat wspiera księgowe i księgowych w tym niełatwym okresie, organizując między innymi serię bardzo intensywnych, bogatych merytorycznie szkoleń, popularnie nazywanych „Akcją Bilans” (tylko w zeszłym roku wzięło w nich udział blisko 1000 księgowych). – Rozsądnie jest zacząć prace przygotowawcze już w listopadzie. Daje to szansę na potwierdzenie w odpowiednim terminie, że dane wynikające z ksiąg rachunkowych odpowiadają rzeczywistości oraz że zapisy w księgach są kompletne. Dotyczy to przede wszystkim obowiązków inwentaryzacyjnych oraz procedur, jakie powinny być przez dobrego księgowego wykonane przed przystąpieniem do sporządzania sprawozdania finansowego.

By uniknąć błędów

Pośpiech wynikający ze zbliżającego się końca roku i okresu okołoświątecznego sprzyja niestety uproszczeniom, a nawet uchybieniom. Szkolenia dają szansę omówienia wyzwań i problemów, które pojawiały się we wcześniejszych latach u innych podmiotów i dzięki temu uniknąć błędów. – Warto odświeżyć wiedzę z zakresu procesów inwentaryzacyjnych, które poprzedzają techniczne zamknięcie roku. I mowa tu nie tylko o spisie z natury czy potwierdzeniu sald, ale przede wszystkim o weryfikacji zgodności zapisów w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami – podkreśla Łukasz Motała. Oprócz gruntownej analizy problemów, które zaistniały w minionym roku, w ramach „Akcji Bilans” omawiane są też zapowiadane zmiany w przepisach.

Podniesienie przez ustawodawcę limitów ograniczających zastosowanie uproszczeń dla podmiotów małych, daje możliwość skorzystania z nich w większej liczbie firm niż dotychczas. Podczas serii szkoleń, wykładowcy Stowarzyszenia Księgowych w Polsce wyjaśnią dokładnie, kto będzie mógł z nich skorzystać i w jakim stopniu, ale też przedstawią wady stosowania takich uproszczeń dla jakości prezentowanych informacji. 

Specjalne szkolenia

„Akcję Bilans 2019” zainauguruje 27 listopada br. szkolenie w Oddziale Stowarzyszenia w Ostrowie Wielkopolskim. Dzień później spotkania rozpoczną się w Poznaniu, a w kolejnych dniach – w innych sześciu oddziałach naszego regionu. – Wiemy, że aż do chwili obecnej, niektóre spółki nie złożyły swoich sprawozdań finansowych za rok 2018 do KRS. Mimo że termin ich złożenia minął wraz z końcem czerwca – zwraca uwagę Łukasz Motała. – Przyczyny takiego stanu są rozmaite i uzależnione od wielu okoliczności. Na razie zagadką jest, w jaki sposób potraktuje je administracja państwowa.

Sytuacja nie jest jednoznaczna, jeśli weźmiemy pod uwagę, że wiele problemów miało swoje źródło w obiektywnych trudnościach związanych z infrastrukturą techniczną administracji publicznej. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Oddział Wielkopolski w Poznaniu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, istotnym utrudnieniem w przeprowadzeniu cyfrowej sprawozdawczości były problemy z systemem e-KRS oraz brak odpowiednich objaśnień i instrukcji dotyczących wypełniania poszczególnych struktur logicznych e-sprawozdań.

Szkolenia w ramach „Akcji Bilans” dają możliwość wymiany cennych doświadczeń w gronie specjalistów, którzy mierzą się z podobnymi wyzwaniami. Pozwalają zdobyć praktyczną wiedzę i wartościowe wskazówki, jak uniknąć najpowszechniejszych błędów ucząc się na przykładach z lat ubiegłych. – Skondensowana forma i intensywny przebieg szkolenia sprawiają, że w krótkim czasie księgowi zyskują niezbędną wiedzę do sprawnego przeprowadzenia zamknięcia roku. Warto przy tym pamiętać, że winę za niedotrzymanie obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości, ponosi nie księgowy, lecz kierownik jednostki, czyli najczęściej zarząd (w spółkach kapitałowych), wspólnicy prowadzący sprawy spółki (w spółkach osobowych) lub przedsiębiorca (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i pełne księgi rachunkowe). Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że sprawozdania finansowe są obecnie powszechnie dostępne poprzez e-KRS nie tylko dla organów administracji, ale też kontrahentów, pracowników czy konkurencji, stąd tym większą wagę należy przyłożyć do ich zawartości i jakości. Wyspecjalizowani pracownicy księgowości, z bogatą wiedzą merytoryczną, pozwolą uniknąć wielu nieprzyjemności – pointuje Łukasz Motała.