Organizacyjne wyzwania pracy zdalnej

Zofia Chołody

Specjalizuje się w gospodarczym i cywilnym, jednak nie stroni od prawa administracyjnego. Wspiera przedsiębiorców w działalności biznesowej, obsługuje również podmioty lecznicze. Pomaga kobietom w ich rozwoju biznesowym i osobistym. Prezeska Klubu Kobiet Przedsiębiorczych.

TEKST: Zofia Chołody

Jak zadbać o pracowników? Jak wykonywać podstawowe obowiązki pracodawcy i pracownika? Co z dokumentacją w przypadku pracy zdalnej? Jak należy liczyć czas pracy, a w konsekwencji wynagrodzenie? Czy obowiązują zasady BHP? A co z ochroną danych osobowych naszych klientów?

Dnia 8 marca 2020 r. weszła w życie ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r.poz. 374).

Przedłużający się okres pandemii skutkuje pojawieniem się zmian odnoszących się do regulacji z zakresu prawa pracy. Przepis art. 3 ww. ustawy uregulował możliwość pracy zdalnej, co pojawia się w polskim porządku prawnym po raz pierwszy. W myśl przywołanej regulacji, w celu przeciwdziałania COVID-19, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. O takiej organizacji pracy decyduje pracodawca, bez konieczności uzgadniania tego z pracownikami indywidualnie czy zbiorowo w drodze porozumienia z przedstawicielami pracowników.

Praca zdalna charakteryzuje się tym, że miejscem wykonywania pracy jest najczęściej mieszkanie pracownika. Zakres wykonywanych czynności przez pracownika obejmuje pracę wynikającą z umowy o pracę. Pracodawca nie może więc na tej podstawie narzucić obowiązku wykonywania innej rodzajowo pracy. Równocześnie pracodawca nie może skorzystać z możliwości, jakie daje mu art. 42 § 4 kodeksu pracy. Według tego przepisu, wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Przepis art. 3 ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (…) to przepis szczególny, tak więc skoro wyraźnie wskazuje się w nim na pracę wynikającą z umowy, to pracodawca nie może (bez zgody pracownika) narzucić obowiązku wykonywania innej pracy pracownikowi. Jednakże oczywiście pracodawca może ograniczyć zakres czynności pracownika w stosunku do zakresu wynikającego z umowy o pracę.

Należy pamiętać, że praca zlecona może być zlecona na czas oznaczony. Jednakże graniczną datą jest 7 września 2020 r., co wynika z przepisu art. 36 ust. 3 ww. ustawy.

Gdy praca zdalna nie wchodzi w rachubę

W przypadku, gdy nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej,

albo gdy pracodawca będzie musiał zamknąć swój zakład pracy, zastosowanie znajdzie art. 81 § 1 kodeksu pracy. W takiej sytuacji pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. Wynagrodzenie to nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Zmiany na stałe

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w trybie pilnym konsultuje projekt nowelizacji kodeksu pracy, aby na stałe wprowadzić do przepisów możliwość pracy zdalnej.

W myśl nowych przepisów, praca zdalna będzie po zmianach mogła zostać polecona, jeśli pracownik ma umiejętności techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj wykonywanej pracy. Zapewnienie potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej narzędzi, środków czy materiałów, a także samą obsługę logistyczną będzie w obowiązku pracodawcy.

W myśl nowelizacji pracodawca będzie mógł zobowiązać pracowników wykonujących pracę zdalnie do prowadzenia ewidencji takiej pracy. Chociaż aktualne przepisy dają pracodawcom możliwość monitorowania aktywności w czasie pracy w domu, na zasadach podobnych do monitoringu służbowej poczty e-mailowej.

Doprecyzowanie przepisów jest koniecznością, usprawni to proces organizacji pracy zdalnej, ale też oszczędzi wielu wątpliwości, m.in. takich jak czy praca zdalna może odbywać się na prywatnym komputerze pracownika. Jeśli pracodawca nie dostarczył sprzętu, mogą pojawić się roszczenia pracowników o rekompensatę związanych z tym kosztów. W analogicznej sytuacji, przepisy o telepracy przewidują ekwiwalent za korzystanie z prywatnego sprzętu. Ponadto, w myśl zapowiadanych przepisów, pracownicy będą mogli kwestionować, czy spełniają warunki do skierowania do pracy zdalnej.

Jak na razie nowe przepisy nie określają, jakie warunki są odpowiednie do pracy zdalnej. Pracownicy będą także mogli kwestionować możliwości techniczne i lokalowe do pracy zdalnej. Tu niestety możliwe są spory pomiędzy pracodawcami a pracownikami, którzy będą chcieli wrócić do pracy w dotychczasowej, tradycyjnej formie. Warto więc stworzyć, najlepiej z pomocą prawnika, regulamin określający wewnętrzne zasady pracy zdalnej, co z pewnością ułatwi funkcjonowanie w nowej rzeczywistości przedsiębiorstwa.