Zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego

TEKST: Filip Siwek, doradca podatkowy, Wiceprzewodniczący Zarządu WO KIDP

ZDJĘCIA: Unsplash

Z reguły właściciele nie chcą być angażowani w bieżące problemy związane z rozliczeniami podatkowo-składkowymi słusznie uznając, że nie są w stanie być specjalistami we wszystkich dziedzinach zarządzania przedsiębiorstwem. Obszar podatków jest powierzany zaufanemu personelowi, który ma zadbać, aby „wszytko grało”. W praktyce doradcy podatkowego często jednak spotykam się z sytuacjami, w których model funkcjonowania polegający na zdjęciu „z głowy” właściciela wszystkich kwestii podatkowych i delegowaniu związanych z tym zadań zaufanemu personelowi, generuje szereg problemów. W najlepszym przypadku prowadzą one do „pożerania” czasu właściciela lub generują dodatkowe koszty, a w skrajnych przypadkach mogą zagrażać dalszemu funkcjonowaniu firmy.

Błędy personelu a konsekwencje

W pierwszej kolejności podkreślić należy, że wedle obowiązujących w Polsce zasad, odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń podatkowych ponosi osobiście podmiot, który jest podatnikiem. Oznacza to, że personel zajmujący się rozliczeniami podatkowymi w firmie, zdejmuje z właściciela czasochłonne obowiązki, ale nie zdejmuje odpowiedzialności. Błędy personelu w zakresie rozliczeń mogą prowadzić do konieczności zapłaty przez firmę dodatkowych kwot podatków oraz kar. Podatek musi być zapłacony zgodnie z ustawą, a każdy właściciel firmy musi tak zorganizować firmę, aby rozliczenia podatkowe były prawidłowe.

Właściciel kontra pracownicy

Po drugie wskazać też trzeba, że niemal każda decyzja ekonomiczna ma kontekst podatkowy. Zasadnym jest zatem, aby przed podjęciem określonych działań, właściciel miał świadomość konsekwencji konkretnego planu biznesowego. Często w praktyce spotykany jest model, w którym właściciel podejmuje określone działania biznesowe, a następnie informuje podległy personel o ich zrealizowaniu. Nie ulega wątpliwości, że właściciel nie ma obowiązku tłumaczenia się przed pracownikami ze swoich zamiarów biznesowych, jednak są to decyzje, które mogą powodować wygenerowanie dodatkowych obciążeń fiskalnych. W skrajnych przypadkach podległy personel może prowadzić rozliczenia tak, żeby nie denerwować szefa, tj. nie informować, że określone zamierzenia można było przeprowadzić inaczej i w ten sposób uniknąć dodatkowych obciążeń. Prawdopodobna jest także sytuacja, że personel nie ma wystarczającej wiedzy, by podpowiedzieć inne rozwiązania, co jest całkowicie naturalne jeżeli w zakresie obowiązków są tylko bieżące rozliczenia podatkowe.

Po pomoc do fachowca

Obszar podatków jest wyjątkowy i bywa skomplikowany. Z jednej strony w znacznej części może i powinien być przekazany podległemu personelowi, z drugiej jednak wymaga od właściciela świadomości, że niektóre z zagadnień podatkowych są kluczowe z punktu widzenia prowadzonego biznesu. W tych przypadkach właściciel powinien dokonać analizy skutków podatkowych przed podjęciem działań. Warto wtedy skorzystać z wiedzy ekspertów, którzy będą posiadali większe doświadczenie i kompetencje. W momencie, gdy umowy zostaną podpisane, a dokumenty przekazane osobom odpowiedzialnym za rozliczenia podatkowe, na zmiany jest najczęściej za późno.

Waga obszarów powiązanych z podatkami, jest ściśle zależna od profilu firmy. Wskazać można na pewne uniwersalne zagadnienia, które mogą być istotne dla większości właścicieli firm.

1. Każdy właściciel powinien mieć rozeznanie, w jakich obszarach fiskalnych funkcjonuje firma. Oprócz klasycznych podatków jak VAT i podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenie społeczne mogą wystąpić specyficzne rozliczenia, np. firmy gospodarujące na własnych nieruchomościach muszą pamiętać o podatku od nieruchomości. Firmy dokonujące sprzedaży na rzecz klientów detalicznych – o obowiązkach związanych z kasami fiskalnymi itp.
2. Każdy właściciel musi dobrze zorganizować firmę pod kątem gromadzenia danych niezbędnych do dokonania rozliczeń podatkowych. Jeżeli np. archiwizowanie dokumentów zakupowych jest rozproszone po firmie, to jest wysoce prawdopodobne, że nie wszystkie dokumenty dotyczące kosztów podatkowych są uwzględniane w rozliczeniach podatkowych. Skutkiem może być zawyżenie płaconego podatku.
3. Obecnie niemal w każdej firmie mogą wystąpić ryzyka podatkowe związane z płatnościami i kontrahentami. W związku z wprowadzeniem tzw. białej listy podatników, właściciel firmy ma w obowiązku zapewnienie monitoringu i weryfikacji kontrahentów oraz prawidłowości wykonywania przelewów bankowych.

Aby zwiększyć bezpieczeństwo podatkowe firmy, konieczne jest rozpoznanie kluczowych obszarów podatkowych z punktu widzenia decyzji ekonomicznych. W tych obszarach właściciel firmy, przed podjęciem ostatecznych decyzji, winien dokonać analizy podatkowej skutków planowanych działań. Może to zrobić korzystając z zatrudnionego personelu, bądź zatrudnić specjalistów zewnętrznych, jak doradcy podatkowi, którzy łączą wiedzę ekonomiczną z wiedzą prawną.