Najlepsze decyzje to te, których nie widać
Najlepiej zarządzane nieruchomości rzadko stają się tematem gorących dyskusji mieszkańców. Nie dlatego, że nic się w nich nie dzieje, lecz dlatego, że wielu problemom udało się zapobiec, zanim zdążyły wpłynąć na bezpieczeństwo budynku, finanse wspólnoty czy komfort codziennego życia. Paradoks zarządzania polega na tym, że jego najwyższą jakość najczęściej trudno dostrzec – objawia się nie spektakularnym rozwiązaniem kryzysu, lecz jego brakiem – rozmawiamy o tym z Karolem i Anną Brzezińskimi, właścicielami firmy Zarządzamy.
Rozmawia: Monika Kanigowska
ZDJĘCIA: Jakub Rybicki
[Współpraca reklamowa]
Dlaczego przyszłość zarządzania nieruchomościami należy do tych, którzy potrafią przewidywać ryzyko?
Karol Brzeziński: Przez lata zawód zarządcy kojarzył się przede wszystkim z administracją: organizacją zebrań, prowadzeniem rozliczeń, nadzorem nad usługami i reagowaniem na bieżące zgłoszenia mieszkańców. Dziś ten zakres obowiązków pozostaje fundamentem, ale przestaje być wystarczający. Budynki są coraz bardziej złożone technologicznie, przepisy zmieniają się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, a wspólnoty oczekują partnera, który potrafi nie tylko sprawnie zarządzać codziennością, lecz także przewidywać ryzyka i wskazywać konsekwencje decyzji, które będą odczuwalne jeszcze za kilka lub kilkanaście lat.
Przyszłość zarządzania nieruchomościami będzie należała do firm, które potrafią połączyć doświadczenie z analizą danych, nowoczesnymi technologiami i odpowiedzialnym doradztwem. Rolą zarządcy nie jest wyłącznie rozwiązywanie problemów. Jest nią przede wszystkim tworzenie warunków, w których większości z nich można skutecznie zapobiec.
Czyli dobre zarządzanie zaczyna się od analizy?
Anna Brzezińska: Dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej jest zapisem decyzji podejmowanych przez wiele lat. Zawiera informacje o zawartych umowach, przeprowadzonych remontach, gwarancjach, zobowiązaniach finansowych i rozwiązaniach organizacyjnych, które często wpływają na funkcjonowanie nieruchomości znacznie dłużej niż kadencja jednego zarządu. Zmiana zarządcy powinna być więc czymś więcej niż formalnym przekazaniem dokumentów. To najlepszy moment, aby zweryfikować decyzje z przeszłości i spojrzeć na budynek z nowej perspektywy.
Dlatego każdą nową współpracę rozpoczynamy od Audytu 360°, obejmującego analizę dokumentacji, sytuacji finansowej wspólnoty, stanu technicznego nieruchomości, obowiązujących umów oraz potencjalnych ryzyk prawnych i organizacyjnych. Nie chodzi o przygotowanie kolejnego raportu, lecz o stworzenie rzetelnej podstawy do podejmowania świadomych decyzji przez zarząd wspólnoty. Dopiero pełny obraz pozwala określić, które działania rzeczywiście wymagają podjęcia, a które wynikają wyłącznie z utrwalonych przez lata przyzwyczajeń.
Takie podejście przynosi wymierne efekty. Podczas przejmowania jednej z obsługiwanych przez nas wspólnot, szczegółowa analiza dokumentacji pozwoliła zidentyfikować okoliczności uzasadniające dochodzenie roszczeń przekraczających 100 tysięcy złotych. Nie był to efekt jednego spektakularnego odkrycia, lecz konsekwentnej analizy, doświadczenia i zadawania pytań, które wcześniej nie padły.
Coraz większą wartością w pracy zarządcy staje się więc nie szybkie reagowanie na kryzysy, ale umiejętność ich przewidywania oraz budowania długoterminowego bezpieczeństwa finansowego wspólnoty.
A co z technologią?
KB: Cyfrowy obieg dokumentów, elektroniczne głosowania czy platformy do komunikacji z mieszkańcami stały się standardem współczesnego zarządzania. Kolejnym etapem będzie wykorzystanie sztucznej inteligencji do analizy dokumentacji, porównywania umów oraz identyfikowania potencjalnych ryzyk. Dzięki temu wiele czasochłonnych czynności będzie można wykonać szybciej i z większą precyzją.
Technologia nie zmienia jednak istoty tej pracy. Żaden algorytm nie zna historii konkretnej wspólnoty, nie rozmawia z mieszkańcami ani nie ponosi odpowiedzialności za decyzje dotyczące ich majątku. Dlatego nowe narzędzia postrzegamy jako wsparcie dla ludzi, a nie zastępstwo ich wiedzy i doświadczenia. Im więcej czasu można zaoszczędzić na czynnościach administracyjnych, tym więcej uwagi można poświęcić analizie, planowaniu oraz doradztwu – czyli obszarom, które mają największy wpływ na bezpieczeństwo, wartość i rozwój nieruchomości.
Czy zaufanie buduje się decyzjami?
AB: Od początku rozwijamy Zarządzamy jako rodzinną firmę, wierząc, że w naszej branży długofalowe relacje mają większą wartość niż dynamiczny wzrost za wszelką cenę. Zarządzamy dziś blisko 50 wspólnotami mieszkaniowymi w Poznaniu i okolicach – od zabytkowych kamienic po nowoczesne apartamentowce. Każda nieruchomość wymaga indywidualnego podejścia, dlatego nie wierzymy w uniwersalne rozwiązania. Dobre zarządzanie zawsze zaczyna się od zrozumienia budynku, jego historii i potrzeb ludzi, którzy w nim mieszkają.
W ostatnich latach zmieniły się technologie, przepisy i sposób komunikacji, jednak oczekiwania wspólnot pozostały niezmienne. Nadal poszukują zarządcy, który działa transparentnie, potrafi jasno wyjaśnić konsekwencje podejmowanych decyzji i bierze odpowiedzialność za powierzone zadania. W świecie, w którym coraz więcej procesów będzie można zautomatyzować, właśnie odpowiedzialność stanie się najcenniejszą kompetencją.
KB: Technologia będzie się rozwijać, a narzędzia wspierające zarządzanie staną się jeszcze bardziej zaawansowane. Nie zmieni się jednak potrzeba odpowiedzialnego partnera, który potrafi spojrzeć dalej niż do kolejnego zebrania wspólnoty i podejmować decyzje z myślą o ich długofalowych konsekwencjach. Właśnie w tym kierunku będzie rozwijało się profesjonalne zarządzanie nieruchomościami.
Od początku wierzę, że rolą zarządcy nie jest jedynie administrowanie budynkiem, lecz pomaganie ludziom w podejmowaniu decyzji dotyczących często najcenniejszego majątku w ich życiu.
Zarządzamy Sp. z o.o. od 2020 roku świadczy usługi kompleksowego zarządzania nieruchomościami dla wspólnot mieszkaniowych w Poznaniu i okolicach. Firma obsługuje blisko 50 nieruchomości, zapewniając administrację, obsługę finansowo-księgową, nadzór techniczny oraz wsparcie prawne. Łączy indywidualne podejście do każdej wspólnoty z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, w tym elektronicznej komunikacji, cyfrowego obiegu dokumentów oraz narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Fundamentem działalności firmy są odpowiedzialność, przejrzystość i partnerska współpraca z zarządami oraz mieszkańcami.
Karol Brzeziński – prezes Zarządu i współwłaściciel Zarządzamy Sp. z o.o., absolwent programu MBA realizowanego przez Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu oraz Université Rennes 1.
Anna Brzezińska – współwłaścicielka Zarządzamy Sp. z o.o., współtwórczyni strategii rozwoju firmy oraz standardów obsługi klienta.